Video Conferenze: Suggerimenti e Raccomandazioni Utili

Oggigiorno, le video conferenze sono utilizzate molto più frequentemente che non in passato, soprattutto nel settore business. La maggiore disponibilità di strumenti e servizi per fare videoconferenze, sia da desktop che da mobile, ha semplificato enormemente come le moderne aziende gestiscono i rapporti con i propri dipendenti e clienti, senza la necessità di spostarsi fisicamente da un luogo all’altro.

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Infatti, il budget che un’impresa dedicava alle spese di viaggio dei suoi dipendenti per andare alle riunioni, oggi può essere drasticamente ridotto, così come le riunioni possono essere tenute comodamente da qualunque ufficio potendo interagire con partner dislocati in tutto il mondo. In più, ovviamente, l’uso delle videoconferenze serve anche a ridimensionare le emissioni di anidride carbonica contribuendo, quindi, a permettere ad ognuno di noi fare la propria parte per la salvaguardia dell’ambiente.

Quando si tratta di tenere incontri di gruppo utilizzando le video conferenze, ci sono delle semplici, ma fondamentali regole da tenere a mente. Ti voglio fornire in questo articolo un paio di suggerimenti, che spero troverai utili.

 

 

Stabilisci delle Regole

Prima di iniziare le tue video conferenze, ti consiglio di assicurarti che i partecipanti al meeting conoscano e comprendano bene le regole che desideri loro seguano, giacché questo può aiutare molto la riunione a scorrere via più agevolmente ed a comunicare con maggiore efficacia il tuo messaggio.

 

Facilita l’Uso della Tecnologia

Nell’organizzare una videoconferenza, è consigliabile essere sicuri che tutti i presenti possono vedere, ascoltare ed essere ascoltati da tutte le altre parti interessate. Se usi il video, fai sì che le persone compiano correttamente tutte le operazioni richieste per far funzionare la loro webcam, mentre, se stai usando solo l’audio, falle dialogare ed assicurati che non ci siano problemi con i loro microfoni. Inoltre, se le persone che si trovano all’interno della riunione non hanno familiarità con la tecnologia che stai usando e non capiscono come funziona, permetti loro di vedere con esempi pratici come funziona la piattaforma che sta utilizzando e di confidenza con il sistema.

 

Limita i Movimenti

Si può sentire il bisogno di camminare per la stanza mentre si è in una videoconferenza, ma cerca di limitare al massimo i tuoi movimenti. Questo tipo di attività può essere molto improduttiva, in quanto può disturbare i partecipanti alla riunione.

 

Parla Chiaramente

Quando parli, è importante ricordarsi di pronunciare le parole chiaramente e lentamente, in modo che nessun partecipante abbia difficoltà a capirti. Se invece è qualcun altro a parlare, assicurati sempre di lasciarlo finire prima di rispondere. Per fare in modo che tutte le persone sentano tutto ciò che hai da dire, è vitale che tu faccia lo sforzo di parlare direttamente nel microfono durante tutto il discorso.

 

Coordina le Discussioni

Se hai più di una persona che ha bisogno di parlare durante la videoconferenza, è una buona idea silenziare i microfoni delle altre persone. In questo modo, ti assicuro che non ci sarà alcuna interruzione mentre qualcuno sta parlando o un partecipante ha una domanda da porre.

 

Seguendo questi suggerimenti, sei adesso in grado di fare videoconferenze in modo regolare ed efficiente. Ricorda sempre: al di là della tecnologia che usi, si tratta semplicemente di applicare le buone maniere.